Opis grupe

Knjiga gostiju je grupa dokumenata i izvještaja namijenjenja za administrativno praćenje gostiju u turističkom objektu.

Da biste uopće mogli koristiti dokumente iz grupe Knjiga gostiju, potrebno je da prvo dokumentom Smještajni objekt upišete podatke o smještajnom objektu (hotel, motel, kamp…).
Program omogućuje vođenje knjige gostiju za više smještajnih objekata istovremeno. U tom slučaju, za svaki smještajni objekt potrebno je upisati sve smještajne objekte upotrebom dokumenta Smještajni objekt.

Slijedeći korak je upis šifarnika. To su dokumenti Šfre država, Putna isprava i Granični prijelaz. U ove dokumente upisuju se šifarnici propisani od strane MUP-a. Prilikom otvaranja nove knjige, program će vam ponuditi da automatski učita već unaprijed pripremljene šifrarnike, tako da ih ne morate sami upisivati.

Nakon što su upisani šifarnici, može se vršiti upis podataka o gostima, putem dokumenta Prijava gosta. Nakon što upišete podatke o gostima, možete izraditi obrasce za prijavu gostiju MUP-u i turističkoj zajednici putem dokumenata Prijava MUP i Prijava TZ.

Po odlasku gosta, potrebno je još izraditi dokument Odjava TZ, kako bi se ispravno obračunala boravišna taksa.

Na temelju upisanih podataka, program automatski izrađuje knjigu gostiju, mjesečni statistički izvještaj, kao i cijeli niz dodatnih izvještaja po raznim kriterijima.

ZAKLJUČAK GODINE
Na kraju poslovne godine, potrebno je izvršiti zaključak knjige (gumb Alati na izborniku knjiga) kako bi se pripremila nova knjiga za novu poslovnu godinu. Tijekom zaključka, program automatski prenosi u slijedeću poslovnu godinu sve goste koji su započeli boravak u jednoj godini, a završavaju u drugoj. Također, prenose se i svi šifarnici kao i podaci o sobama i cijenama soba.

Nakon što je izvršen zaključak godine, program će za novu poslovnu godinu otvoriti novu knjigu u kojoj se nalaze podaci spremni na rad u novoj poslovnoj godini.